Services de location des concessionnaires automobiles canadiens inc. (« CDLSI ») s'engage à protéger la confidentialité et l'intégrité des renseignements personnels de ses clients. Ce document (la «  politique ») décrit la collecte, la conservation, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels des clients de CDLSI. En nous fournissant vos renseignements personnels, que ce soit au moyen d'une offre de location ou autrement, vous acceptez que nous utilisions ceux-ci aux fins décrites dans cette politique.

Notre relation avec votre concessionnaire et la Banque Scotia

CDLSI gère les programmes de location financés par la Banque Scotia (le « prêteur ») et offerts par des concessionnaires d'automobiles. Tout renseignement (y compris les renseignements personnels) que vous fournissez à votre concessionnaire en lien avec votre offre de location sera partagé avec CDLSI. Pour évaluer votre admissibilité et gérer votre participation à l'un de nos programmes de location, tous les renseignements personnels détenus par CDLSI seront mis à la disposition du prêteur. Les divulgations spécifiques des renseignements personnels effectuées par CDLSI sont décrites de façon plus détaillée plus bas sous la rubrique « Divulgation des renseignements personnels ».

1. LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUE NOUS RECUEILLONS

Qu'entend-on par renseignements personnels?

Les « renseignements personnels » sont des renseignements à propos d'une personne identifiable, y compris le nom, l'adresse, la date de naissance, les informations du véhicule, le statut de location (comme le montant dû et si les obligations de la location ne sont pas respectées) ainsi que les renseignements financiers. L'utilisation de renseignements anonymes masqués ou de renseignements agrégés est hors de la portée de cette politique, tout comme les renseignements concernant les personnes morales.

De quelle manière obtenons-nous vos renseignements personnels?

C'est votre concessionnaire qui recueillit en premier lieu vos renseignements personnels lorsque vous faites une demande de location d'un véhicule. Nous complèterons ces renseignements personnels avec tout autre renseignement que vous nous fournissez directement, ainsi que ceux fournis par les tierces parties comme les agences d'évaluation du crédit. Si vous choisissez de participer à nos programmes de location, vos renseignements personnels peuvent être complétés avec de nouveaux renseignements en lien avec une telle participation, y compris ceux provenant du prêteur et de votre concessionnaire.

Pourquoi recueillons-nous des renseignements personnels?

Nous ne recueillons vos renseignements personnels que pour :

  • déterminer votre admissibilité à l'un de nos programmes de location;
  • administrer et gérer votre participation à nos programmes de location, y compris offrir du soutien au prêteur en lien avec le financement associé;
  • communiquer avec vous à propos de votre évaluation des programmes de location ou de votre participation à ceux-ci, ou pour répondre à vos questions et préoccupations;
  • assurer le respect des exigences des programmes de location, y compris la couverture d'assurance appropriée;
  • faciliter et gérer votre relation avec nous, le prêteur, votre concessionnaire et le constructeur de l'automobile.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Nous ne recueillons que les renseignements personnels raisonnablement nécessaires en lien avec votre demande et votre évaluation d'un programme de location et, le cas échéant, la gestion de votre participation à un tel programme de location. À l'égard des fins précitées, nous recueillerons les renseignements suivants :

  • Nom (y compris votre deuxième prénom)
  • Adresse actuelle et peut-être l'ancienne
    • Nombre d'années passées à cette adresse
    • Si vous en êtes le propriétaire ou le locataire
  • Vos numéros de téléphone à la maison et autres
  • Date de naissance
  • Employeur actuel
    • Années passées chez l'employeur actuel
    • Poste
    • Numéro de téléphone au travail
    • Revenu mensuel brut
  • Renseignements du compte bancaire
  • Renseignements que vous fournissez sur le formulaire de vérification de l'identité du client et ceux de votre permis de conduire, y compris
    • Numéro de référence
    • Lieu de délivrance
    • Date de fin de validité
  • Antécédents en matière de crédit et renseignements connexes
  • Preuve que l'assurance corps de véhicule répond aux exigences du programme de location
  • Renseignements que vous fournissez par ailleurs dans votre demande ou par l'intermédiaire de vos communications avec nous

2. COMMENT UTILISONS-NOUS VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS?

Vos renseignements personnels ne sont utilisés qu'aux fins auxquelles ils ont été recueillis tels que décrits ci-dessus sous la rubrique « Pourquoi recueillons-nous vos renseignements personnels? » Quelques exemples de la manière dont ils pourraient être utilisés incluent :

  • communiquer avec vous, le prêteur, votre concessionnaire ainsi que le manufacturier de l'automobile à propos de votre programme de location, y compris vous envoyer les informations connexes et d'autres avis;
  • correspondre avec vous pour répondre à une question;
  • enquêter sur une plainte;
  • s'assurer que la couverture d'assurance est appropriée;
  • percevoir les paiements;
  • vous envoyer des informations promotionnelles ou connexes concernant l'échéance de votre location au nom de votre concessionnaire ou manufacturier de l'automobile.

Si les renseignements personnels sont utilisés pour toute fin qui n'est pas expressément indiquée dans cette politique, elle vous sera communiquée (ou sera implicite) au moment où vous nous fournissez les renseignements personnels. Un exemple concret serait la provision de renseignements personnels supplémentaires pour participer à une promotion que nous offrons ou gérons.

3. PARTAGE ET DIVULGATION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Divulgation de vos renseignements personnels

CDLSI ne partagera, vendra, louera, ni échangera de renseignements personnels. CDLSI ne divulguera les renseignements personnels qu'aux fins décrites dans cette politique. Comme mentionné ci-dessus, nous partagerons tous les renseignements personnels avec le prêteur. Certains renseignements personnels seront partagés avec le concessionnaire et le manufacturier de l'automobile : ces renseignements sont généralement liés aux dates d'échéance de votre location. Nous divulguons également vos renseignements personnels aux destinataires suivants :

  • Nos fournisseurs d'assurance. Nous partageons les renseignements personnels avec nos fournisseurs d'assurance à propos des locataires qui, selon nous, ne possèdent pas une couverture d'assurance suffisante en vue d'obtenir une assurance supplémentaire sur ces véhicules. Nous partageons également les renseignements personnels sur le locataire avec nos assureurs concernant les véhicules qui ont été volés ou impliqués dans des accidents où le véhicule est déclaré perte totale.
  • Les principaux fournisseurs d'assurance du locataire. Nous partageons les renseignements personnels avec les principaux fournisseurs d'assurance du locataire en lien avec toute réclamation que nous devons effectuer ou tel que requis aux fins de conservation de votre ou notre assurance.
  • Les détenteurs d'assurance connexes. Nous partageons les renseignements personnels avec les fournisseurs de services connexes liés aux assurances (comme la garantie prolongée, vie et invalidité, usure et maladie, etc.) aux fins d'enregistrement, d'annulation, d'extension ou de demande de réclamations liés à ces services.
  • Les entreprises tierces indépendantes d'inspection. Nous partageons les renseignements personnels avec les entreprises tierces d'inspection afin de leur permettre de communiquer avec vous pour organiser une inspection de votre véhicule pendant les dernières semaines de votre location.
  • Les entreprises de revente de véhicules. Nous partageons les renseignements personnels avec les entreprises de revente de véhicules qui fournissent les outils de retour pour le véhicule afin de garantir que votre concessionnaire ait accès à vos renseignements lorsque vous lui retournez votre véhicule.
  • Le manufacturier de votre véhicule, auquel nous fournissons vos coordonnées, qui pourra les utiliser afin de communiquer avec vous à propos de la location ou d'autres fins liées à votre relation d'affaires.
  • Si vous omettez d'effectuer des paiements aux échéances fixées, nous pouvons transmettre vos renseignements personnels à nos entreprises de collecte tierces.
  • Nous transmettrons certains de vos renseignements personnels à notre entreprise de suivi d'assurance tierce afin de confirmer votre couverture d'assurance.
  • Les agences d'évaluation du crédit peuvent recevoir des renseignements personnels supplémentaires de notre part concernant notre relation avec vous.
  • D'autres entités, telles que l'Agence du revenu du Canada, la police ainsi que d'autres organisations similaires, tel qu'exigé par la loi.
  • Nos autres fournisseurs de service auxquels nous pouvons avoir recours concernant la gestion de votre programme de location. Notre recours aux fournisseurs de service est abordé plus en détail ci-dessous, dans la rubrique « Fournisseurs de service ».

Financements : vente de l'entreprise

En plus des divulgations mentionnées ci-dessus, les renseignements personnels peuvent également être divulgués dans le cas d'une réorganisation, d'une acquisition, d'un dessaisissement ou d'un financement, y compris les divulgations aux destinataires suivants :

  1. les sociétés remplaçantes;
  2. les prêteurs;
  3. une entité acheteuse proposée de l'entreprise ou d'une division de l'entreprise de CDLSI.

Toute entité qui obtient les renseignements personnels en lien avec une réorganisation, une acquisition, un dessaisissement ou un financement sera liée par les obligations et les protections fournies par CDLSI en vertu de la présente politique.

Fournisseurs de service

À l'occasion, CDLSI peut avoir recours à des fournisseurs de service en lien avec sa gestion et sa livraison des programmes de location (les « fournisseurs de service tiers  »). Nous avons recours à des fournisseurs de service tiers pour vous offrir de manière efficace nos services, et nous divulguons vos renseignements personnels à ces fournisseurs dans la mesure du nécessaire afin de leur permettre de nous offrir, à nous et nos sociétés affiliées, leurs services. Ces fournisseurs de service tiers ne peuvent pas utiliser ni stocker vos renseignements personnels à d'autres fins que celle prévue pour la prestation d'un service spécifique. De plus, nous utiliserons des moyens contractuels ou autres pour fournir un niveau comparable de protection pendant que les fournisseurs de service tiers disposent de vos renseignements personnels. Vous pouvez obtenir des informations sur nos politiques et nos pratiques à l'égard des fournisseurs de service tiers, ou obtenir autrement des informations concernant la collecte, l'utilisation, la divulgation ou le stockage de vos renseignements personnels par nos fournisseurs de service tiers, en communiquant avec nous tel que décrit plus bas sous la rubrique « Accès à vos renseignements personnels et nous joindre ».

4. STOCKAGE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Nous, ou nos fournisseurs de service tiers, pouvons stocker et traiter vos renseignements personnels à l'intérieur ou à l'extérieur du Canada, y compris aux États-Unis ou ailleurs dans le monde. En raison de la nature des renseignements numériques, nous, ou nos fournisseurs de service tiers, pouvons stocker et traiter vos renseignements personnels dans un certain nombre de juridictions différentes à travers le monde, et ceux-ci seront soumis aux lois sur la divulgation de la juridiction concernée. Puisque les lois protégeant les renseignements personnels de ces autres juridictions ne sont peut-être pas aussi exhaustives que celles au Canada, restez assuré que nous prendrons les mesures raisonnables pour garantir que vos renseignements personnels soient toujours protégés.

5. PROTECTION DE VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Les employés et les fournisseurs de service de CDLSI ayant accès à vos renseignements personnels ne sont autorisés à y accéder que s'ils sont nécessaires à la réalisation de leurs tâches. À l'exception du prêteur, les seules autres parties avec qui le personnel de CDLSI peut discuter des renseignements personnels sont le locataire, le colocataire, le concessionnaire, le constructeur ou l'assureur de l'automobile, et ces échanges doivent avoir lieu uniquement après que l'identité de ces individus a été vérifiée. CDLSI utilise un certain nombre de protections physiques, technologiques et organisationnelles pour protéger vos renseignements personnels contre la manipulation accidentelle ou intentionnelle, la perte, la destruction ou l'accès par des personnes non autorisées.

Les mesures organisationnelles sont :

  • exiger que tous les documents physiques contenant des renseignements personnels soient déchiquetés lorsqu'ils ne sont plus nécessaires;
  • exiger que tous les documents physiques contenant des renseignements personnels soient stockés dans une salle de classement ou une armoire de classement verrouillée chaque nuit;
  • fournir une formation et des programmes éducatifs pour sensibiliser le personnel à la signification et aux exigences de cette politique ainsi que des politiques de CDLSI en matière de sécurité, y compris :
    • une politique exhaustive sur la sécurité des renseignements qui est facilement accessbile au personnel et sur laquelle le personnel a été formé. Cela comprend les protections des ordinateurs sur place, la sécurité du réseau, les mesures de sécurité des TI générales et les obligations concernant les dossiers et les documents physiques;
    • une politique exhaustive sur l'accès aux locaux et les obligations de sécurité pour protéger les renseignements personnels physiques sur place ou accessibles sur place;
    • une politique en matière de rangement du bureau pour s'assurer que l'espace de travail est maintenu dans un état qui réduira de manière considérable la probabilité d'une divulgation non autorisée des renseignements personnels.

Le personnel est formé sur les politiques précitées mises en œuvre par CDLSI, et est tenu de les respecter.

CDLSI a une politique de conservation des documents en vertu de laquelle les documents de renseignements personnels sont maintenus aussi longtemps que nécessaire, puis détruits de manière sécuritaire par le personnel autorisé une fois qu'ils ne le sont plus.

6. ACCÈS À VOS RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET NOUS JOINDRE

CDLSI s'engage à protéger les renseignements personnels du client et à s'assurer qu'ils sont à jour, exacts et complets tel que nécessaire pour les fins mentionnées ci-dessus. Les clients peuvent communiquer avec CDLSI dans le but d'accéder à leurs renseignements personnels et de les rectifier en utilisant l'une des méthodes suivantes :

Téléphone : 1-888-703-5765
Télécopieur : (416) 703-9208
Courriel :
relationclientele@cdlsi.com

Pour être en mesure d'accéder aux renseignements personnels et de les rectifier, les clients devront vérifier leur identité. Les clients peuvent demander des mises à jour ou des corrections dans l'éventualité où le dossier de renseignements personnels de CDLSI serait inexact ou incomplet.

Notre agent de la protection de la vie privée est chargé de nous faire respecter cette politique ainsi que toutes les lois touchant la vie privée applicables. Si vous

  • avez des questions à propos de nos pratiques en matière de protection de la vie privée ou des conditions de cette politique;
  • avez des questions à propos de la collecte, de l'utilisation, de la divulgation ou du stockage de vos renseignements personnels par nos fournisseurs de service tiers situés à l'extérieur du Canada;
  • souhaitez accéder à l'information écrite concernant les politiques et pratiques utilisées en lien avec l'utilisation de vos renseignements personnels à l'extérieur du Canada par nos fournisseurs de service tiers;
  • avez des préoccupations ou des plaintes relatives à vos renseignements personnels;

veuillez vous adresser auprès de notre agent de la protection de la vie privée par l'une des méthodes suivantes :

Téléphone : 416-703-5866
Télécopieur : (416) 703-9208
Courriel :
privacy@cdlsi.com

Modification de la politique

Cette politique actualise et remplace toute politique antérieure que les clients ont pu recevoir de la part de CDLSI dans le passé. CDLSI se réserve le droit de modifier cette politique à tout moment. Sauf indication contraire de votre part, une telle modification n'aura d'incidence que sur la manière dont CDLSI utilise et divulgue les renseignements personnels recueillis après ladite modification. Tous les renseignements personnels autrement en possession de CDLSI ne seront utilisés et divulgués qu'aux fins indiquées dans cette politique au moment où ils ont été recueillis.

Divulgation légale et règlementaire

CDLSI divulguera les renseignements personnels dans la mesure où ces derniers seront requis dans le cadre d'une poursuite judiciaire ou d'une ordonnance du tribunal, et se réserve le droit de fournir tout renseignement personnel approprié pour se protéger contre la fraude ou d'autres dommages, pour faire respecter ses droits contractuels à l'égard des clients ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de l'entreprise, des clients et autres.

CDLSI maintient une politique de coopération avec l'ARC et lui fournira les renseignements personnels à sa demande. CDLSI coopère également avec la police et fournira aux responsables de l'application de la loi les renseignements personnels à la réception d'une ordonnance du tribunal pour ce faire.